青海庆华在各厂矿全面推行网络化无纸化办公

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编辑: 徐焰

发布时间: 2012-03-30

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　　为全面推进公司网络化、无纸化、科学化办公，规范OA系统公文处理程序、制度审批流程，加快信息化建设步伐， 3月12日至23日，青海庆华组成OA系统实施项目小组赴乌兰煤化公司、木里煤矿、格尔木矿业公司、钢铁项目指挥部等地进行信息化建设需求调研及信达OA办公系统培训演示。此项工作取得了良好的效果，达到了预期目的。

　　截至目前，青海庆华公司公文处理、制度审批会签均在OA系统中进行，已经实现了网络化、无纸化办公。各单位干部员工充分利用OA办公系统办公，不仅提升了工作效率，优化了办公流程，而且降低了办公费用。此外项目小组一行还分别对各单位目前使用的OA办公系统、远程视频会议以及其它信息化项目等应用方面开展需求调研，对各单位在信息化建设方面提出的意见和建议认真归纳总结，为下一步继续深入推进青海庆华公司信息化工作奠定了基础，创造了条件。

　　在乌兰煤化公司，按照煤化公司的实际公文处理程序和制度审批流程，项目小组设计煤化公司OA工作流，在测试无误后召开了煤化公司OA办公系统演示培训会。会上项目小组详细演示了煤化公司OA公文处理程序、制度审批流程，将工作流中的关键操作步骤反复操作、演示，以保证流程参与者在OA系统中正确处理文件。同时，让与会人员扮演不同角色现场进行模拟训练，加强其在OA工作流中的每一个环节上能够正确、熟练的操作。会上煤化公司有关领导就OA系统中的文件修改方法、如何保留文件的修改痕迹、文件的存取方式、查询调阅等问题提出了咨询，项目小组成员一一给予了解答。

　　在木里煤矿，项目小组就木里煤矿OA公文处理程序、制度审批流程进行设计、演示、模拟训练。项目小组加强与相关工作人员沟通，将实际工作流程中不符合规范的环节进行调整后设计新的流程，以保证工作流在OA系统中顺畅运行。

　　在格尔木矿业公司，项目小组对矿业公司文件审核、流转等不规范流程进行了有效指导。为保证文件或制度内容的质量与专业性，加快文件签发速度，项目组建议，“谁拟稿，谁负责流转”。确定由拟稿人负责将起草的文件或制度送至各级领导审核、签发，办公室或企管组人员负责文件及制度的印制、分发，并对流程进行设计、测试。

　　在格尔木钢铁项目指挥部，按照指挥部提交的收文传阅单、发文稿纸、制度审批表及实际工作流程设计OA工作流，测试正常运行后逐个进行操作演示，指挥部各部门、科室负责人、工作人员踊跃参加模拟训练，在每一个环节中正确操作，确保了整个工作流程的顺利进行。同时，指挥部提出，由于项目招标频繁，招标工作涉及的环节较多，若能在OA上开展此项工作将会节约大量时间，工作效率也会提高。另外希望图纸领用发放工作也能在OA 系统中实现。项目小组将根据上述两项工作的实际工作程序在OA系统中设计工作流，在测试正常使用后交于指挥部试运行。

　　经过十余天的调研培训，项目小组取得了可喜的成果。一是通过此次培训，使员工对OA系统办公有了初步的认识与了解，为今后集团信息化建设打下了良好的基础；二是根据各单位实际需求，完善了OA系统使用功能；三是加强了实践操作，巩固了培训成果。

（来源：青海庆华公司闫沛霞、朱先民）

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